Совещания – вопросы эффективности

Если проблема требует множества совещаний, они в конце концов станут важнее самой проблемы. Закон Хендриксона

Обсуждения – один из ключевых инструментов для построения работы, это касается любых масштабов бизнеса – от 2-х до нескольких тысяч сотрудников. Сейчас этот актив – многие превратили в тормоз для работы и считают, что совещания – это напрасная трата времени. А жаль…

Информирование и взаимодействие – вот основные работающие принципы совещаний для построения эффективного бизнеса.

Почему совещания не эффективны

Так почему совещания не приносят пользы? Приведу несколько наиболее часто встречающихся случаев:

• Нет обозначенного для всех результата совещания (то есть определена тема, но что должно быть в итоге – никто не знает, а в результате обсуждение ради обсуждения. Пример – совещание с темой «Документ такой-то» – в ходе совещания обсудили всё что угодно – шрифт, ошибки, оформление, но про цель совещания – то есть согласование документа – все забыли).
• Зовут участников на всякий случай побольше (итог больше народа, больше лишних разговоров и участники тратят не только своё время, но и тех, кто их слушает. Пример – когда для решения вопроса нужно три человека, а зовут 6 для важности или веса совещания. Вес действительно есть – использовали в 2 раза больше ресурсов, а цель не достигнута).
• Отсутствие модератора совещания (большая часть времени уходит для обсуждения маловажных вопросов — вспомним принцип Паретто 80/20. Пример: каждый высказывается по вопросам в котором он разбирается и структурировать беседу и загонять её в русло куда нужно некому.
• Неправильно выбранное время – вы прерываете рабочий день человека, чтобы решить поставленный вопрос, а у него план по своим задачам в приоритете. Да, это личный фактор – но как вы думаете его участие будет эффективным? Пример: у человека на день стоит задача разработки нового прайса для фирмы, а его позвали для обсуждения нового способа продвижения – ответ о его доли участия очевиден.
• Несоблюдение банальных правил делового этикета – опоздания и использование в личных целях во время совещания телефона, планшета, ноутбука и т.п. Пример: один из выступающих рассказывает о своём новом методе взаимодействия с клиентами, в это время другой человек сидит уткнувшись в телефон и при этом опоздал на 10 минут, как раз на вступительное слово.

Как повысить эффективность совещаний

Как же проводить совещания, что бы можно было увеличить эффективность взаимодействия? Приведу практики, которые мне очень зашли:

• Определённы дни недели без совещаний (сколько дней определяете в зависимости от размера и формы). Почему? В дни без совещаний человек концентрируется на своих важных задачах, он не распыляется, а нацелено решает, то, что важно его функционалу. Это позволит в дни с совещаниями быть с более лёгкой головой и активно участвовать в обсуждении.
• Проведение совещаний стоя – очень интересный способ, для меня это немного из темы выхода из зоны комфорта, то есть не сидеть в удобном кресле, а стоять на своих двоих. Прекрасная возможность перейти быстрее к сути дела и принять решение
• Однозначная повестка совещания, включающая в себя: цель, результат, модератора, отбор участников, структуры по пунктам и идеально, если будет тайминг.
• Ограничение по времени — совещания меньше часа. 30 минут — это оптимальное время для решения одного вопроса. Всё по делу, коротко и ясно.
• Stand up совещания – ежедневно по 15 минут в начале дня. Правильно организованные такие летучки – классно работающий инструмент. Все в курсе всего на постоянной основе и без лишних затрат ресурсов.

И не забывайте, что все практики нужно адаптировать под существующую ситуацию и цели бизнеса.